6.1 Voorraden

Afhankelijk van de aard van het product en de aard van het bedrijf is het aanhouden van een voorraad noodzakelijk. Industriële bedrijven moeten onder meer voorraad houden om het verschil in tijd tussen de productie van de grondstof en de verwerking daarvan te overbruggen.

Voorbeeld 1

Voor de productie van aardbeienjam is de aardbei onontbeerlijk. De oogst van aardbeien is geconcentreerd in de maanden mei en juni. Door aardbeien in te kopen en ze tot pulp te verwerken, kan het halfproduct worden bewaard tot het moment van productie. Om de periode tussen oogst en verwerking te overbruggen is het aanhouden van een voorraad onvermijdelijk.

In detailhandelsondernemingen heeft de voorraad nog een functie. De moderne consument wil voor zijn aankopen kunnen kiezen en hij/zij wil bovendien direct over de aankoop kunnen beschikken.

Voorbeeld 2

Schoenen kopen betekend eigenlijk: zoeken, passen en vergelijken. Wanneer de consument dan schoenen naar wens heeft gevonden wil hij/zij niet meer wachten tot ze een paar weken later worden geleverd.

Aan het voorraad houden zijn kosten en risico’s verbonden. De voorraadkosten betreffen kosten die noodzakelijk zijn om de voorraad te verkrijgen en in stand te houden.

De voorraadkosten bestaan uit bestelkosten en opslagkosten.
· Bestelkosten: de bestelkosten zijn alle kosten die verband houden met de inkoop. Tot deze kosten behoren de loonkosten van de inkopers, de kosten van het door hen gebruikte materiaal, porti, telefoonkosten, elektriciteit, vervoerskosten en verzekeringskosten.
· Opslagkosten: opslagkosten houden verband met het in voorraad houden van goederen. Tot de opslagkosten behoren de loonkosten van het magazijnpersoneel en de kosten van de opslagruimte. Daarnaast wordt het geld waarmee de voorraad is gekocht langer vastgehouden: er kan niets anders mee gedaan worden. Op die manier loopt de onderneming bijvoorbeeld interestkosten mis.

6.1.1 Risico’s van het voorraad houden

Het aanhouden van voorraad houdt ook het risico van waarde verminderingen in. Voorraden kunnen in waarde verminderen door:
· Bederf: door het bederf daalt de waarde van de voorraad, omdat ze dan ongeschikt is voor de productie o f handel. Als bijvoorbeeld roestvorming optreedt aan in voorraad gehouden auto’s, daalt de waarde van de voorraad. We spreken in dit geval van een kwaliteitrisico.
· Diefstal, brand, ed.: door diefstal of brand neemt de grootte van de voorraad af of vermindert de kwaliteit. Diefstal en brand vormen een kwantiteitsrisico. Overigens kan een onderneming zich hiertegen wel verzekeren. Dan nemen de kosten echter toe.
· Veroudering: zowel veranderingen in de productie (technische veranderingen) als veranderingen in de vraag naar consumptiegoederen (smaakveranderingen, modeveranderingen, seizoensinvloeden) kunnen ertoe leiden, dat een product veroudert. Door deze veroudering daalt de waarde van de voorraad. Veroudering van de voorraad is een commercieel risico.
· Prijsfluctuaties; als de marktprijs van de reeds ingekochte voorraad daalt, vindt de productie plaats met te duur ingekochte grondstoffen. Het bedrijf zit dan vaak met het probleem, dat het uit concurrentieoverwegingen noodzakelijk is de kostprijs te baseren op de lagere actuele inkoopprijs. Prijsfluctuaties vormen een economisch risico.

In het algemeen zullen handelsondernemingen ernaar streven de voorraad zo klein te laten zijn , dat, zonder dat de verkopen in gevaar komen, de koste en de risico’s zo gering mogelijk zijn. We spreken dan van een optimale voorraad.

6.1.2 Technische en economische voorraad

Als we de voorraad van een bedrijf bekijken kan blijken dat een deel van de voorraad is verkocht , maar nog niet geleverd. Dit zijn de voorverkopen. Over deze goederen loopt het bedrijf geen prijsrisico mee. Dat risico is overgedragen aan de koper, doordat de prijs die de afnemer moet betalen, al vaststaat. Een vergelijkbare situatie doet zich voor aan de inkoopzijde: er zijn al goederen besteld, dus gekocht, maar nog niet ontvangen. Dit noemen we de voorinkopen. Over deze goederen loopt een bedrijf juist wel prijsrisico. Het bestaan van voorinkopen en voorverkopen leidt tot twee verschillende voorraadbegrippen: de economische voorraad en de technische voorraad.

De technische voorraad is de werkelijk aanwezige voorraad.
De economische voorraad is de voorraad waarover een onderneming prijsrisico loopt.

6.2 Logistiek

Wie kent het niet: aan het eind van de dag moet je nog snel een brood bij de supermarkt halen, omdat je dat eerder op de dag vergeten was. Helaas, bij de broodafdeling aangekomen zie je dat het rek leeg is, je hebt toch brood nodig en zult daarom naar een andere supermarkt of een bakker moeten gaan. Op die manier loopt de supermarkt, waar je als eerste heen ging, omzet mis. Het probleem, dat een winkel producten niet meer heeft waar de klant om vraagt, noemen we ‘nee-verkopen’ dit voorraadprobleem is een logistiek probleem.

Logistiek omvat alle handelingen die nodig zijn om de juiste goederen op het juiste tijdstip op de juiste plaats te leveren tegen kosten die de onderneming een zo hoog mogelijk rendement opleveren.

Tot de logistiek behoren onder meer: het (in samenwerking met de marketingfunctionarissen) schatten van de behoeften van de afnemer, zorgen voor het juiste transport, het beheer van de voorraad, de afwerking van de orders.

Logistiek vraagt altijd een afweging van kosten opbrengsten. In een handelsonderneming heeft de voorraad schapruimte nodig. Meer schapruimte voor het ene product betekent minder schapruimte voor het andere product. Wegen de baten van de extra verkopen van het ene artikel op tegen de geringere verkopen van het andere? Een ander logistiek aspect hangt samen met de inkoopfrequentie. Wanneer een leverancier ‘vaker’ aflevert, kan de winkelier met een kleinere voorraad van het betreffende product toe, wat minder opslagkosten tot gevolg heeft; hij kan dan tevens meer verschillende producten ‘op het schap’ hebben. Een kleinere voorraad betekent wel een grotere kans op nee-verkopen. Bovendien stijgen de bestel- en inkoopkosten als de inkoopfrequentie omhoog gaat.

6.2.1 Logistieke systemen

Er zijn verschillende logistieke systemen, die elk hun eigen voor- en nadelen hebben. Bij deze systemen gaat het er dan vooral om welke informatie aanleiding geeft tot bestellen, leveren en ontvangen van de producten. We onderscheiden in dit verband ordergestuurde, voorraadgestuurde en plangestuurde logistieke systemen.

· Bij een ordergestuurd systeem is het de ontvangst van de order die het proces van levering in werking zet. De dealer bestelt pas een auto als de klant de kooporder heeft ondertekend.

· Een voorraadgestuurd systeem houdt in dat er besteld wordt zodra de voorraad onder een bepaald minimum zakt.

Voorraadgestuurde systemen zijn tegenwoordig verregaand geautomatiseerd. Moderne kasregisters in supermarkten bevatten tevens een voorraadregistratie. Zodra door de verkoop van een bepaald artikel de voorraad volgens deze registratie een bepaalde grens nadert, geeft het susteem automatisch een inkoopsignaal. De voorraad die nog aanwezig is als de bestelling wordt verzonden, dient om de tijd te overbruggen die tussen de bestelling en de levering zit.

· Plangestuurde logistieke systemen zijn gebaseerd op een productieplan.

Een voorbeeld van een plangestuurd systeem is Just-in-Time systeem. We spreken van Just-in-Time leveringen, als alle bewerkingen in de aanvoer volledig zijn afgestemd op de behoeften van de afnemer. De supermarkt en de leverancier maken met elkaar afspraken over de minimale hoeveelheid van een bepaald product die op het schap aanwezig is. Er zullen vervolgens vaak kleine hoeveelheden worden afgeleverd, volkomen afgestemd op het patroon van de verkopen. Hierbij garandeert de leverancierlevering het afgesproken schema.